E-arved- mugav või ebamugav kohustus avaliku sektoriga arveldamisel

Eesti raamatupidamise seaduse muudatuste tulemusena on alates 1. juulist 2019 võimalik saata arveid avalikule sektorile ainult e-arvetena. Selleks, et oleks lihtsam mõista, millised üksused on avalik-õiguslikud, on loodud riiklik e-arvete saajate register, mis sisaldab kõiki e-arveid vastu võtvaid organisatsioone. 

Register on osa Eesti äriregistrist ja on kättesaadav aadressil https://ariregister.rik.ee/eng.

E-arve ei ole arve, mis on salvestatud pdf-formaadis ja saadetud e-posti teel. E-arve on ühisel standardil põhinev masinloetav dokument, mis saadetakse andmete käsitsi sisestamise vältimiseks ühest tarkvarasüsteemist otse teise. E-arve peab vastama ametlikule standardile, mille on kinnitanud Eesti Standardikeskus. E-arveid saab luua ettevõtte ressursside planeerimise (ERP) süsteemide ehk tarkvara kaudu. Kokkuvõtvalt võib öelda, et ERP on integreeritud rakenduste komplekt, mis on loodud peamiste ärifunktsioonide- finants, personal, müük, ost, tootmine jne- haldamiseks.

Enamiku Eesti ettevõtete raamatupidamistarkvara on ERP-süsteemis ja kõik Eestis kasutusel olevad asjakohased raamatupidamistarkvarad pakuvad ka e-arveid. Lisaks pakub ka Eesti äriregistri süsteem väikestele ja alustavatele ettevõtetele e-finantssüsteemi, sellega koos ka veebipõhist raamatupidamistarkvara (leitav aadressil: https://www.rik.ee/en/e-financials) koos e-arvete koostamise võimalusega.

Masinloetavatele arvetele üleminek kindlasti kiirendab ja lihtsustab majandusarvestuse pidamist. Positiivsena võiks märkida majandusarvestuse kvaliteedi tõusu: see sunnib ettevõtjaid ning raamatupidajaid uuenduste aga ka läbipaistvusega rohkem kaasa minema. Samas võib see muudatus olla väikefirmade jaoks esialgu nii rahalises aga ka tehnilises mõttes problemaatiline, kuid pikemas vaates muudab ikkagi majandusarvestuse lihtsamaks. Samas järgmises etapis võib see osutuda hoopis kokkuhoiuks- kaob manuaalne arvete sisestamine ning ettevõtjatel/raamatupidajatel jääb aega tegeleda hoopis olulisemate teemadega. Kas see samm mõjutab raamatupidamisteenuseid ostma, pole kindel. Vähesel määral küll, kui ei suudeta või ei taheta ise tehnoloogiliste küsimustega tegeleda. Kulutuste suurust aga on raske hinnata, see oleneb juba kasutusel olevate programmide võimekusest. Ettevõtjale võiks e-arvete kasutamine raamatupidamise tegemise lihtsamaks teha, küll aga vajavad nad sel juhul seadistuste ja muudatuste tegemisel rohkem professionaalide abi ning nõustamist.

Mitmed raamatupidamisbüroode juhid aga on seisukohal, et riigi vaates muutuks sektorist ülevaate saamine kindlasti palju mugavamaks. Küll aga lõppkasutaja vaatest on ilmselt murekohaks liigne riigipoolne kontroll, isegi kui pole midagi varjata. Kes ikka tahaks, et ta riigi ees justkui alasti oleks, on mitmete büroode esindajad seisukohal.